Case Studies

Agency Operating System

Ausgangslage
Mango Marketing ist meine eigene Agentur, die ich 2018 gegründet habe. Von Anfang an waren 16 Stunden Tage die Regel. Und zwar 7 Tage die Woche. Für 18 Monate gab es für mich kein Wochenende und keinen Urlaub. Der Umsatz lief zwar ganz gut, aber dafür musste ich 90% meiner Zeit im Tagesgeschäft verbringen. Trotz 3 Team-Mitgliedern, die nur Kundenprojekte betreut haben. Alles lief bei mir zusammen und ich musste für jedes Projekt den Überblick haben, weil wir keine Struktur hatten.

Lösung
Implementierung voll-automatischer Projekt-Workflows mit einem individuellen AgencyOS. Von A-Z musste die komplette Agentur durchstrukturiert werden. Angefangen beim Vertrieb, über die Buchhaltung, bis hin zum Projektmanagement.

Ergebnis
Meine Arbeitszeit wurden von 100h auf 2h pro Woche reduziert, während wir nur noch 2 Personen für die doppelte Anzahl an Projekten brauchten & die Qualität ging nach oben.

CEO

Ausgangslage
Die Kommunikation mit den Kunden und die Koordination der Mitarbeiter waren die größte Herausforderung. Jeden Tag landeten hunderte Mails von Kunden und Mitarbeitern im Postfach der Geschäftsführung. Statt mit der Weiterentwicklung des Unternehmens, war die ausschließlich damit beschäftigt Projekte zu koordinieren und Probleme zu lösen. Mitarbeiter mussten kontinuierlich an der Hand gehalten werden und die Projektabwicklung war ein einziges Chaos. Die Arbeitsbelastung war für Management und Mitarbeiter enorm und das Stresslevel ging durch die Decke.

Lösung
Implementierung eines "Fließband" Systems für den Projektablauf.

Ergebnis
Seit der Umstellung auf diese neuen Systeme konnte Elina (CEO) den Arbeitsaufwand von 16 Stunden auf 8 Stunden pro Tag reduzieren und das bei wachsender Auftragslage.

Die Systeme und Automatisierungen ermöglichen dem Team ohne Stress und Chaos massiv zu skalieren.

"Das war definitiv die beste Investition, die ich je machen konnte" – (Elina Löffler, CEO)

Ausgangslage
Vor der Zusammenarbeit hatte die Agentur mit 7 Kunden bereits die Kapazitätsgrenze erreicht. Jeder Kunde wurde individuell bearbeitet und stupide Aufgaben haben sowohl Zeit für neue Aufträge, als auch Raum für kreative Gedanken genommen. Wichtige Aufgaben sind in dem Informationschaos untergegangen und wurden vergessen.

Lösung
Implementierung eines individuellen AgencyOS mit dem Fokus auf “stromlinienförmige” Onboarding- und Setup-Prozesse, um Zeit zu sparen und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Ergebnis
In den ersten 5 Monaten unserer Zusammenarbeit konnte die Kundenanzahl von 7 auf 23 gesteigert werden, während sich die Delivery-Qualität verbesserte!

Der Arbeitsaufwand für stupide und zeitfressende Aufgaben ist auf ein Minimum zurückgegangen und ermöglicht der Geschäftsführung mehr AM, anstatt IM Unternehmen zu arbeiten.

CEO

Ausgangslage
Die Agentur war eine One-Man-Show mit Unterstützung von Freelancern. Der Gründer hatte das Gefühl alles alleine machen zu müssen. Da viele Prozesse nur in seinem Kopf existierten, konnte nur wenig delegiert werden.

Lösung
Sämtliche Prozesse wurden in feste Systeme gegossen, an denen sich Mitarbeiter entlang arbeiten können. Workflows wurden automatisiert, um die Belastung des Gründers im operativen Tagesgeschäft zu minimieren.

Ergebnis
Der Zeitaufwand für das Onboarding der Kunden konnte um 50% reduziert werden. Der Aufwand für Reportings ist auf 0 gesunken. Dadurch konnten mehr Projekte angenommen und dabei noch bessere Ergebnisse für die Kunden erzielt werden. Der Monatsumsatz konnte in 3 Monaten verdoppelt werden.

Der Gründer muss operativ nur noch 3-4 Stunden pro Woche arbeiten, statt 30-40h – und auch nur an Themen, auf die er wirklich Lust hat. Die freigewordene Zeit kann er für Marketing und Vertrieb nutzen, das System weiter optimieren und Mitarbeiter einstellen.

Die Geschäftsführung war vor der Zusammenarbeit stark ins Tagesgeschäft eingebunden. Feuerlöschen und das Klären offener Fragen beanspruchte viel Zeit. Nach Implementierung des OS können die Projekte fast doppelt so schnell bearbeitet werden und die Geschäftsführung kann sich auf strategische Aufgaben fokussieren.
Für die Skalierung brauchte die Agentur Systeme, damit mehr Kunden mit hoher Qualität betreut werden konnten. Prozesse konten mit dem OS standardisiert werden und Projekte werden strukturiert nach Plan abgearbeitet. So konnte die Agentur in kurzer Zeit 3 neue Mitarbeiter einstellen.
Mit wachsender Zahl der Projekte schlichen sich Ungenauigkeiten ins Tagesgeschäft ein. Für die Mitarbeiter war es schwierig den Überblick zu behalten. Das individuelle OS brachte Ordnung in die Projekte und für die Agenturkunden wurde ein eigenes Portal aufgesetzt, wo sie den Projektfortschritt beobachten können.
Ziel war mehr Aufträge abwickeln zu können und gleichzeitig die Service-Qualität zu verbessern. Mit dem AgencyOS konnte ein funktionierendes System aufgesetzt werden, mit dem Projekte Schritt für Schritt abgearbeitet werden. Zudem gewannen die Inhaber eine Vogelperspektive auf ihre Agentur und konnten den Service für die Skalierung optimieren.
Mitarbeiter hatten Schwierigkeiten alle Aufgaben im Blick zu behalten. Die Prozesse wurde durchsystematisiert, so dass Ergebnisse schnell, mit höherer Qualität und stressfreier abgeliefert werden. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist durch das neue System drastisch angestiegen und das Arbeitspensum der Geschäftsführung konnte enorm reduziert werden.
Die Inhaber brauchten mehr Zeit für strategische Aufgaben, wie Marketing und Vertrieb. Dafür wollten sie sich möglichst aus dem Tagesgeschäft rausziehen. In den ersten Wochen der Zusammenarbeit realisierten wir das OS auf Basis eines neuen Projektmanagement-Tools, um Arbeitsabläufe zu systematisieren und zu automatisieren. Heute müssen die Geschäftsführer nur noch wenige Stunden pro Woche für operative Aufgaben aufbringen.
His level of knowledge on automation is not found in the United States. It takes going internationally to the desk of Anton to find the required solutions. He helped me build business processes that removed all human interaction. More efficient and less cost, Anton will show you how.
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